«РесурсТранс» - участник эксперимента Минтруда по переводу кадровых документов в электронный вид.

В текущем году компания «РесурсТранс» стала участником эксперимента Минтруда по переводу кадровых документов в электронный вид.

Целью участия в эксперименте является разработка и тестирование процессов перевода кадровых документов в электронный формат и отказ от бумажных носителей при оформлении и подписании заявлений и приказов сотрудников на отпуск, командировку и справки с места работы.

Переход на электронный документооборот (ЭДО) в части кадровых документов проходил поэтапно. С июня текущего года кадровый ЭДО начали внедрять в филиалах компании, в августе к ним присоединился бэк-офис в г. Нижнем Новгороде, в сентябре – центральный офис в г. Москве. Пока нововведения коснулись только административного персонала.

В рамках подготовительного этапа в компании было издано Положение об электронном документообороте, а с сотрудниками были заключены дополнительные соглашения к трудовому договору и соглашения на участие в эксперименте. Следующим этапом стало подключение сотрудников к платформе HR-Link, в которой реализован инструмент подписания электронной цифровой подписью кадровых документов как со стороны работодателя, так и со стороны сотрудника.

При поступлении кадрового документа на подпись сотруднику приходит уведомление на электронную почту с ссылкой на личный кабинет в системе HR-Link. Сотрудники, зарегистрированные на портале Госуслуг, используют учетные данные портала и электронную подпись. Для сотрудников, у которых нет доступа к порталу Госуслуг, была выпущена электронная подпись в системе HR-Link.

«Уже в начале использования электронных кадровых документов мы ощутили ряд преимуществ, основным из которых является экономия времени. Все документы теперь доступны в электронном виде и у сотрудников есть к ним доступ в любое время. Это снижает риски утраты документов и сводит к минимуму подделку документов.

Среди прочего, весомым плюсом отказа от бумажных носителей является сохранение экологии», - сообщает представитель отдела по работе с персоналом «РесурсТранс».

Завершение эксперимента намечено на середину ноября текущего года. При условии вступления в силу изменений в Трудовом законодательстве в части ЭДО, подписание кадровых документов электронными подписями будет внедрен на постоянной основе.

Участие в эксперименте является добровольным, всего в нем участвует 381 компания России.

Транспортная компания ООО «РесурсТранс» — услуги аутсорсинга автотранспортных цехов (транспортный аутсорсинг, обслуживание автопарка, организация транспорта) крупных промышленных предприятий, а также система управления транспортом по всей территории РФ с 2008 года.